0.2
Referenzierte Dokumente
| Name |
Nummer / Link |
| Organisationshandbuch |
|
| Projektmanagementhandbuch |
|
| Prozessdokumentationen |
|
0.3
Mitgeltende Unterlagen
| Name |
Nummer / Link |
| Informations- und Datenschutzgesetz des Kantons Zürich |
|
| Datenschutzgesetz (DSG) der Bundesverwaltung |
|
| Gesetz zur öffentlichen Beschaffung |
|
| Verordnung zur öffentlichen Beschaffung |
|
0.4
Definitionen und Abkuerzungen
| Abkuerzung |
Bedeutung |
| HERMES |
Handleiding voor de Realisatie van Methoden en Systemen – Schweizerische Projektmanagementmethode des Bundes (aktuelle Version: HERMES 2022) |
| PA |
Projektausschuss – steuerndes Gremium des Projekts, verantwortlich fuer strategische Entscheide und Meilensteinfreigaben |
| PL |
Projektleiter – fuer die operative Fuehrung und Koordination des Projekts verantwortliche Rolle |
| AG |
Auftraggeber – Rolle, welche den Projektauftrag erteilt, den Projektausschuss leitet und die Projektziele verantwortet |
| PMP |
Projektmanagementplan – zentrales Steuerungsdokument, das Vorgehen, Methoden und Regelungen fuer das Projektmanagement festlegt |
| DA |
Durchfuehrungsauftrag – Mandat fuer die Loesungsentstehung, das durch den Auftraggeber erteilt wird und die Durchfuehrungsfreigabe begruendet |
1
Ausgangslage
Das Finanzdepartement setzt seit Jahren SAP als betriebliche Standardsoftware ein. Das System zeichnet sich durch einen hohen Funktionsumfang und eine entsprechende Komplexität aus, wodurch Lizenz- und Betriebskosten anfallen, die auch Funktionalitäten abdecken, welche das Finanzdepartement nicht nutzt. Im Rahmen dieses Projekts soll zunächst die bestehende Situation systematisch analysiert werden, um auf dieser Grundlage zu entscheiden, ob eine Eigenentwicklung einer bedarfsgerechten Lösung angezeigt ist.
nun der externe externen Einfluss oder externe Vorgabe ist dass man festgestellt hat das erste P sehr teuer ist und dass wir durch eine Regierungsratsbeschluss gezwungen worden sind Kosten zu sparen und unsere Geschäftsleitung hat dann entschieden dass man als erstes versucht über SAP Kosten zu sparen
2.1
Ziele der Phase Initialisierung
| Kategorie |
Beschreibung |
Messgroesse |
Prioritaet |
| Vorgehensziel |
Die aktuelle SAP-Nutzungssituation im Finanzdepartement wird systematisch analysiert und dokumentiert, um eine fundierte Entscheidungsgrundlage für das weitere Vorgehen zu schaffen. |
Vorliegende, durch den Auftraggeber abgenommene Studie mit Ist-Analyse und Handlungsoptionen bis Ende Initialisierungsphase |
Muss |
| Vorgehensziel |
Die relevanten Stakeholder werden identifiziert, ihre Interessen und Einflüsse erfasst sowie eine vollständige Stakeholderliste erstellt. |
Abgenommene Stakeholderliste mit mindestens allen betroffenen Organisationseinheiten des Finanzdepartements |
Muss |
| Vorgehensziel |
Der Projektmanagementplan sowie der Durchführungsauftrag werden erarbeitet und dem Projektausschuss zur Genehmigung vorgelegt, um die Grundlage für die Durchführungsfreigabe zu schaffen. |
Durchführungsauftrag liegt vor und Projektinitialisierungsfreigabe wurde durch den Auftraggeber erteilt |
Muss |
| Systemziel |
Auf Basis der Analyse wird bewertet, ob eine Ablösung oder Reduktion des SAP-Einsatzes durch eine bedarfsgerechte Eigenentwicklung zu einer messbaren Senkung der Lizenz- und Betriebskosten führen kann, in Übereinstimmung mit dem Regierungsratsbeschluss zur Kosteneinsparung. |
Kosteneinsparungspotenzial quantifiziert und in der Studie ausgewiesen (in CHF und/oder Prozent der aktuellen SAP-Kosten) |
Hoch |
| Systemziel |
Die tatsächlich genutzten SAP-Funktionalitäten werden gegenüber dem lizenzierten Gesamtumfang abgegrenzt, um nicht genutzte und damit kostentreibende Funktionsbereiche zu identifizieren. |
Vollständige Übersicht der genutzten vs. nicht genutzten SAP-Module liegt als Teil der Studie vor |
Hoch |
| Vorgehensziel |
Die rechtlichen Rahmenbedingungen (u.a. Datenschutz, Beschaffungsrecht) sowie der Schutzbedarf der verarbeiteten Daten werden analysiert und in den entsprechenden Lieferergebnissen festgehalten. |
Rechtsgrundlagenanalyse und Schutzbedarfsanalyse liegen abgenommen vor |
Mittel |
2.2
Rahmenbedingungen
| Vorgaben |
Beschreibung |
| Regierungsratsbeschluss zur Kosteneinsparung |
Ein Regierungsratsbeschluss verpflichtet das Finanzdepartement zur Reduktion der Betriebskosten. Die Geschäftsleitung hat daraufhin entschieden, als prioritäre Massnahme die Kosten im Bereich SAP zu untersuchen und Einsparpotenziale zu realisieren. Das Projekt steht damit unter einem politisch verbindlichen Kostensenkungsauftrag, der die Zielsetzung und Priorisierung massgeblich beeinflusst. |
| Beschaffungsrechtliche Vorgaben (öffentliches Beschaffungsrecht) |
Allfällige Beschaffungen im Rahmen des Projekts – insbesondere bei einer möglichen Eigenentwicklung oder der Evaluation externer Dienstleistungen – haben die einschlägigen Bestimmungen des öffentlichen Beschaffungsrechts (IVöB bzw. kantonale Submissionsgesetzgebung) zu berücksichtigen. Eine Beschaffungsanalyse ist als Lieferergebnis der Initialisierungsphase zu erstellen. |
| Datenschutz- und Informationssicherheitsvorgaben |
Die im Finanzdepartement verarbeiteten Daten unterliegen den kantonalen Datenschutzbestimmungen. Im Rahmen der Initialisierung ist eine Schutzbedarfsanalyse durchzuführen, welche den Schutzbedarf der betroffenen Daten und Systeme bewertet. Die Ergebnisse sind bei der Konzeption einer allfälligen Eigenentwicklung zwingend zu berücksichtigen. |
| HERMES 2022 als verbindliche Projektführungsmethode |
Das Projekt ist nach der Projektführungsmethode HERMES 2022 des Bundes durchzuführen. Alle Phasen, Lieferergebnisse, Entscheide und Meilensteine richten sich nach den Vorgaben dieser Methode. Der Projektausschuss trifft die massgeblichen Entscheide, insbesondere die Projektinitialisierungsfreigabe, den Entscheid über das weitere Vorgehen sowie die Durchführungsfreigabe. |
| SAP als bestehende betriebliche Standardsoftware des Finanzdepartements |
SAP ist die aktuell eingesetzte betriebliche Standardsoftware im Finanzdepartement. Der bestehende Lizenz- und Betriebsvertrag sowie allfällige Supportvereinbarungen stellen Rahmenbedingungen dar, die bei der Analyse der Ist-Situation und der Bewertung von Handlungsoptionen zu berücksichtigen sind. Eine Ablösung oder Reduktion des SAP-Einsatzes ist vertraglich und technisch auf ihre Machbarkeit zu prüfen. |
| Entscheidkompetenz und Genehmigungsprozess der Geschäftsleitung |
Die Geschäftsleitung des Finanzdepartements hat die strategische Entscheidung getroffen, Einsparpotenziale im SAP-Umfeld zu prüfen. Der Projektausschuss ist das zuständige steuernde Gremium und genehmigt die zentralen Lieferergebnisse der Initialisierungsphase, insbesondere den Projektmanagementplan und den Durchführungsauftrag, bevor die Durchführungsfreigabe erteilt werden kann. |
3.1
Personalaufwand
| Rolle |
Name |
Aufwand in PT |
| Projektleiter |
|
15 |
| Auftraggeber |
|
3 |
| Fachverantwortlicher SAP |
|
10 |
| IT-Architekt |
|
8 |
| Jurist / Datenschutzbeauftragter |
|
4 |
| Beschaffungsverantwortlicher |
|
3 |
3.2
Sachmittel
| Bezeichnung |
Beschreibung |
Quantitaet |
| Lizenz SAP-Analysetool (z.B. SAP License Administration Workbench) |
Temporäre Nutzungslizenz für ein Analysetool zur Auswertung der tatsächlich genutzten SAP-Funktionalitäten und Lizenzzuweisungen im Finanzdepartement. Wird benötigt, um die Nutzungsintensität einzelner SAP-Module systematisch zu erfassen und nicht genutzte Funktionsbereiche zu identifizieren. |
1 |
| Arbeitsplatzausstattung für externe Berater/Analysten |
Temporäre Bereitstellung von Arbeitsplätzen inkl. IT-Ausstattung (Notebook, Netzwerkzugang, VPN-Zugang) für allfällige externe Fachspezialisten, die in der Initialisierungsphase die SAP-Nutzungsanalyse und Studie unterstützen. |
2 |
| Druckerzeugnisse und Dokumentationsmaterial |
Druckkosten und Verbrauchsmaterial für die Erstellung und Verteilung projektrelevanter Dokumente (Studie, Stakeholderliste, Projektmanagementplan, Durchführungsauftrag, Rechtsgrundlagenanalyse, Schutzbedarfsanalyse) für den Projektausschuss und weitere Entscheidungsträger. |
|
| Räumlichkeiten für Workshops und Sitzungen |
Bereitstellung geeigneter Sitzungs- und Workshopräume für Stakeholder-Interviews, Analyseworkshops sowie Sitzungen des Projektausschusses. Beinhaltet Beamer, Flipchart und weitere Präsentationsmittel. |
nach Bedarf |
| Zugang zu SAP-Systemdaten und Systemumgebung (Lesezugriff) |
Bereitstellung eines kontrollierten Lesezugriffs auf die produktive SAP-Systemumgebung des Finanzdepartements, um Nutzungsstatistiken, Modullizenzierungen und Transaktionshäufigkeiten für die Analyse auswerten zu können. Koordination mit dem IT-Betrieb erforderlich. |
1 |
3.3
Kosten (in CHF inkl. MwSt.)
| Phase |
Betrag |
| Initialisierung |
25000 |
| Konzept |
55000 |
| Realisierung |
180000 |
| Einführung |
40000 |
| Abschluss |
10000 |
4.1
Ergebnisse und Termine
| Lieferergebnisse (abnahmerelevant) |
Liefertermin |
Abnahme durch (Rolle) |
Pruefmethode |
| Stakeholder-Liste |
08.08.2026 |
Projektleiter |
|
| Studie |
29.08.2026 |
Projektleiter |
|
| Rechtsgrundlagenanalyse |
29.08.2026 |
Projektleiter |
|
| Schutzbedarfsanalyse |
05.09.2026 |
ISDS-Verantwortlicher |
|
| Meilenstein Weiteres Vorgehen (Checkliste Weiteres Vorgehen; Liste Projektentscheide Führung) |
12.09.2026 |
Projektleiter |
|
| Projektmanagementplan |
19.09.2026 |
Projektleiter |
|
| Durchführungsauftrag |
26.09.2026 |
Projektleiter |
|
| Meilenstein Durchführungsfreigabe (Checkliste Durchführungsfreigabe; Liste Projektentscheide Steuerung) |
03.10.2026 |
Auftraggeber |
|
5
Projektorganisation und Personal
| Rolle / Person |
Monat 1 |
Monat 2 |
Monat 3 |
Monat 4 |
Monat 5 |
Monat 6 |
Bestaetigung Vorgesetzter |
| Auftraggeber (Anita Meister) |
20% |
10% |
10% |
10% |
10% |
20% |
ausstehend |
| Projektleiter |
50% |
80% |
80% |
80% |
80% |
50% |
ausstehend |
| Projektausschuss |
10% |
5% |
5% |
5% |
5% |
10% |
ausstehend |
| SAP-Fachspezialist (Finanzdepartement) |
30% |
50% |
50% |
30% |
20% |
10% |
ausstehend |
| Jurist / Rechtsgrundlagenverantwortlicher |
20% |
30% |
20% |
10% |
|
|
ausstehend |
| IT-Sicherheitsverantwortlicher (Schutzbedarfsanalyse) |
10% |
30% |
20% |
10% |
|
|
ausstehend |
6
Kommunikation
| Empfaenger |
Verantwortlich |
Ziel / Inhalt |
Mittel / Medium |
Termin |
| Projektausschuss |
Projektleiter |
Information über den Projektfortschritt in der Initialisierungsphase: Status der Analysen (SAP-Nutzung, Rechtsgrundlagen, Schutzbedarf), erarbeitete Lieferergebnisse sowie Vorbereitung der Durchführungsfreigabe |
Statusbericht (schriftlich), Sitzung Projektausschuss |
Ende Initialisierungsphase |
| Auftraggeber |
Projektleiter |
Laufende Information über wesentliche Erkenntnisse aus der SAP-Nutzungsanalyse sowie allfällige Risiken oder Hindernisse, die eine Entscheidung des Auftraggebers erfordern |
Kurzbericht oder persönliches Gespräch |
Bei Bedarf, mindestens alle zwei Wochen |
| Identifizierte Stakeholder (Fachbereiche Finanzdepartement) |
Projektleiter |
Information über Projektziele, Vorgehen und Rolle der Stakeholder im Projekt; Einholung von Inputs zur tatsächlichen SAP-Nutzung und zu Anforderungen |
Kick-off-Workshop, E-Mail |
Zu Beginn der Initialisierungsphase |
| IT-Betrieb / technisch Verantwortliche SAP |
Projektleiter |
Abstimmung zur Erhebung der aktuellen SAP-Lizenz- und Betriebskostenstruktur sowie der genutzten Funktionalitäten als Grundlage für die Studie |
Arbeitssitzung, E-Mail |
Während Initialisierungsphase |
| Geschäftsleitung Finanzdepartement |
Auftraggeber |
Information über den Abschluss der Initialisierungsphase, die wesentlichen Erkenntnisse der Studie sowie den Entscheid über das weitere Vorgehen im Sinne des Regierungsratsbeschlusses zur Kosteneinsparung |
Schriftlicher Bericht, Präsentation |
Nach Projektinitialisierungsfreigabe bzw. Entscheid 'Weiteres Vorgehen' |
| Projektteam |
Projektleiter |
Koordination der Arbeiten, Klärung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten, Austausch zum Bearbeitungsstand der Lieferergebnisse (Studie, Stakeholderliste, Rechtsgrundlagenanalyse, Schutzbedarfsanalyse, Projektmanagementplan, Durchführungsauftrag) |
Projektsitzung (wöchentlich), Protokoll |
Wöchentlich während Initialisierungsphase |
7
Risiken
| Risikobeschreibung |
Eintrittswahrscheinlichkeit |
Auswirkungsgrad |
Risikozahl |
Massnahmen |
Verantwortung |
Termin |
| Verfuegbarkeit von Schluesselpersonen / Fachexperten nicht gesichert |
Mittel |
Hoch |
|
Frühzeitig verbindliche Ressourcenzusagen einholen; Stellvertretungen definieren |
|
|
| Geringe Akzeptanz der Anwender / Widerstand gegen die Organisationsaenderung |
Mittel |
Hoch |
|
Change-Management aufsetzen; Betroffene früh einbinden und transparent informieren |
|
|
| Datenmigration / Datenqualitaet aus Altsystemen unzureichend |
Mittel |
Mittel |
|
Frühe Datenanalyse und -bereinigung; Migrationskonzept erarbeiten |
|
|
| Unklare oder instabile fachliche Anforderungen |
Mittel |
Mittel |
|
Anforderungsworkshops; klare Priorisierung; iteratives Schärfen der Anforderungen |
|
|
| Datenschutz- und Informationssicherheitsauflagen (Schutzbedarf) unterschaetzt |
Mittel |
Hoch |
|
ISDS-/Datenschutzverantwortliche früh einbinden; Schutzbedarfsanalyse durchführen |
|
|
