Interview – Organisationsprojekt 1

Organisationsprojekt 1

Organisationsentwicklung

✓ 0.2 Referenzierte Dokumente
✓ 0.3 Mitgeltende Unterlagen
✓ 0.4 Definitionen und Abkuerzungen
✓ 1 Ausgangslage
✓ 2.1 Ziele der Phase Initialisierung
✓ 2.2 Rahmenbedingungen
✓ 3.1 Personalaufwand
✓ 3.2 Sachmittel
✓ 3.3 Kosten (in CHF inkl. MwSt.)
✓ 4.1 Ergebnisse und Termine
✓ 5 Projektorganisation und Personal
✓ 6 Kommunikation
✓ 7 Risiken

13 / 13 Abschnitte

PIA-Vorschau v0.2

0.2 Referenzierte Dokumente

Name	Nummer / Link
Organisationshandbuch
Informationssicherheitsrichtlinien
Datenschutzrichtlinien
Protestdokumentation

0.3 Mitgeltende Unterlagen

Name	Nummer / Link
HERMES 2022 Methodenbeschreibung	https://www.hermes.admin.ch
Projektmanagementplan Organisationsprojekt 1
Studie Organisationsprojekt 1
Stakeholderliste Organisationsprojekt 1
Rechtsgrundlagenanalyse Organisationsprojekt 1
Durchfuehrungsauftrag Organisationsprojekt 1

0.4 Definitionen und Abkuerzungen

Abkuerzung	Bedeutung
HERMES	Projektmanagementmethode der Schweizer Bundesverwaltung (Handling of Expenses and Resources in Multidisciplinary Environments)
PIA	Projektinitialisierungsantrag – Dokument zur Beantragung der Projektinitialisierungsfreigabe durch den Projektausschuss
PA	Projektausschuss – steuerndes Gremium des Projekts gemäss HERMES 2022
PL	Projektleiter – verantwortliche Rolle für die operative Führung des Projekts
AG	Auftraggeber – trägt die Gesamtverantwortung für das Projekt und genehmigt zentrale Entscheide
PMP	Projektmanagementplan – zentrales Steuerungsdokument, das Vorgehen, Methoden und Regelungen für das Projektmanagement festlegt

1 Ausgangslage

Die Organisation wickelt ihre Prozesse bereits vollständig elektronisch ab. Eine entsprechende Anpassung der Organisationsstruktur – sowohl der Aufbau- als auch der Ablauforganisation – wurde bislang jedoch nicht vorgenommen. Ziel ist es, die Organisation effizient auszurichten, sodass alle Beteiligten ihre Aufgaben klar kennen. Darüber hinaus sollen personelle Einsparungen realisiert oder das Leistungsportfolio der Organisation erweitert werden. nun der organisatorische Entscheidung beruht auf einem Regierungsratsbeschluss gesagt dass wir effizient arbeiten müssen und Auftrag geben Projekt ist unser Amtsleiter

2.1 Ziele der Phase Initialisierung

Kategorie	Beschreibung	Messgroesse	Prioritaet
Vorgehensziel	Die Stakeholderliste ist vollständig erstellt und alle relevanten internen sowie externen Anspruchsgruppen des Organisationsprojekts sind identifiziert und dokumentiert.	Stakeholderliste liegt vor und wurde vom Auftraggeber freigegeben.	Muss
Vorgehensziel	Eine Studie ist erarbeitet, die den Handlungsbedarf bezüglich Aufbau- und Ablauforganisation analysiert, Lösungsvarianten beschreibt und eine Empfehlung für das weitere Vorgehen enthält.	Studie liegt vor, wurde durch den Projektleiter eingereicht und durch den Auftraggeber zur Entscheidung freigegeben.	Muss
Vorgehensziel	Der Projektmanagementplan ist erstellt und beschreibt Projektorganisation, Vorgehensweise, Ressourcen sowie die Projektplanung für die weiteren Phasen.	Projektmanagementplan liegt vor und ist durch den Auftraggeber genehmigt.	Muss
Vorgehensziel	Der Durchführungsauftrag ist ausgearbeitet und enthält den verbindlichen Auftrag zur Lösungsentstehung auf Basis des Regierungsratsbeschlusses zur Effizienzsteigerung.	Durchführungsauftrag liegt vor, ist durch den Projektausschuss verabschiedet und die Durchführungsfreigabe ist erteilt.	Muss
Systemziel	Der Handlungsbedarf zur Anpassung der Aufbau- und Ablauforganisation an die vollständig elektronische Prozessabwicklung ist klar definiert und bildet die Grundlage für die Konzeptphase.	Analyse des Ist-Zustands und der Soll-Anforderungen ist in der Studie dokumentiert und nachvollziehbar begründet.	Hoch
Systemziel	Die Rechtsgrundlagenanalyse ist durchgeführt und stellt sicher, dass der Regierungsratsbeschluss sowie weitere relevante rechtliche Grundlagen als verbindliche Rahmenbedingungen für das Projekt berücksichtigt sind.	Rechtsgrundlagenanalyse liegt vor und ist in die Studie eingeflossen.	Hoch

2.2 Rahmenbedingungen

Vorgaben	Beschreibung
Regierungsratsbeschluss zur Effizienzsteigerung	Das Projekt basiert auf einem Regierungsratsbeschluss, der die Organisation zur effizienten Ausrichtung ihrer Strukturen verpflichtet. Dieser Beschluss bildet die verbindliche politische und rechtliche Grundlage für sämtliche Projektentscheide und ist in der Rechtsgrundlagenanalyse zu dokumentieren.
Vollständig elektronische Prozessabwicklung als Ausgangslage	Die Organisation hat ihre Prozesse bereits vollständig auf elektronische Abwicklung umgestellt. Die Anpassung der Aufbau- und Ablauforganisation muss diese bestehende digitale Arbeitsweise als gegeben voraussetzen und darauf aufbauen. Eine Rückkehr zu papiergestützten Prozessen ist nicht vorgesehen.
Auftragserteilung durch den Amtsleiter als Auftraggeber	Der Amtsleiter fungiert als Auftraggeber des Projekts und erteilt den Durchführungsauftrag auf Basis des Regierungsratsbeschlusses. Alle wesentlichen Entscheide, insbesondere die Projektinitialisierungsfreigabe und die Durchführungsfreigabe, liegen in seiner Verantwortung.
HERMES 2022 als verbindliche Projektmethodik	Das Projekt ist nach der Projektmanagementmethode HERMES 2022 durchzuführen. Alle Lieferergebnisse, Meilensteine und Rollen sind gemäss den HERMES-Vorgaben zu definieren. Als steuerndes Gremium wird ein Projektausschuss eingesetzt.
Zielvorgabe: Personelle Einsparungen oder Erweiterung des Leistungsportfolios	Das Projekt hat im Rahmen der Organisationsoptimierung entweder personelle Einsparungen zu realisieren oder eine Erweiterung des Leistungsportfolios zu ermöglichen. Die Studie in der Initialisierungsphase analysiert beide Optionen und liefert eine fundierte Empfehlung zuhanden des Auftraggebers.
Termliche und ressourcenbezogene Rahmenbedingungen	Die verfügbaren personellen und finanziellen Ressourcen für das Projekt sind durch den Auftraggeber festzulegen und im Projektmanagementplan zu dokumentieren. Die Projektplanung hat die operativen Aufgaben des Amtes zu berücksichtigen, sodass der laufende Betrieb nicht wesentlich beeinträchtigt wird.

3.1 Personalaufwand

Rolle	Name	Aufwand in PT
Auftraggeber		3
Projektleiter		25
Organisationsspezialist		15
Rechtsdienst		5
Projektausschuss		4
Qualitaetssicherung		3

3.2 Sachmittel

Bezeichnung	Beschreibung	Quantitaet
Arbeitsplatzausstattung Projektteam	Bereitstellung von Arbeitsplätzen (inkl. IT-Ausstattung, Bildschirm, Peripherie) für die Projektteammitglieder während der Initialisierungsphase, sofern keine bestehenden Arbeitsplätze genutzt werden können.	3
Besprechungsraum	Reservierung eines geeigneten Sitzungszimmers für Projektmeetings, Workshops zur Stakeholderanalyse sowie Arbeitssitzungen zur Erarbeitung der Studie und des Projektmanagementplans.	1
Kollaborations- und Dokumentenablagesystem	Bereitstellung einer geeigneten Plattform (z. B. SharePoint oder vergleichbares behördliches System) zur gemeinsamen Bearbeitung und Ablage der Projektdokumente (Stakeholderliste, Studie, Projektmanagementplan, Durchführungsauftrag, Rechtsgrundlagenanalyse).	1
Druckerzeugnisse und Büromaterial	Büromaterial (Papier, Schreibmittel, Flipchart-Material) sowie Druckkosten für die Erstellung und Verteilung der Projektdokumente und Entscheidungsunterlagen für den Projektausschuss.
Präsentationsausrüstung	Beamer oder Bildschirm für die Präsentation der Studienergebnisse und des Projektmanagementplans im Rahmen der Projektinitialisierungsfreigabe durch den Projektausschuss.	1

3.3 Kosten (in CHF inkl. MwSt.)

Phase	Betrag
	1'500'000

4.1 Ergebnisse und Termine

Lieferergebnisse (abnahmerelevant)	Liefertermin	Abnahme durch (Rolle)
Stakeholder-Liste	08.08.2026	Projektleiter
Studie	29.08.2026	Projektleiter
Rechtsgrundlagenanalyse	29.08.2026	Projektleiter
Schutzbedarfsanalyse	05.09.2026	ISDS-Verantwortlicher
Meilenstein Weiteres Vorgehen (Checkliste Weiteres Vorgehen; Liste Projektentscheide Führung)	12.09.2026	Projektleiter
Projektmanagementplan	19.09.2026	Projektleiter
Durchführungsauftrag	26.09.2026	Projektleiter
Meilenstein Durchführungsfreigabe (Checkliste Durchführungsfreigabe; Liste Projektentscheide Steuerung)	03.10.2026	Auftraggeber

5 Projektorganisation und Personal

Rolle / Person	Monat 1	Monat 2	Monat 3	Monat 4	Monat 5	Monat 6
Auftraggeber (Amtsleiter)	20%	10%	10%	10%	10%	10%
Projektleiter	50%	60%	60%	60%	60%	50%
Projektausschuss (Vorsitz: Auftraggeber)	10%	5%	5%	5%	5%	10%
Fachspezialist Organisationsentwicklung	30%	50%	50%	50%	40%	30%
Fachspezialist Recht (Rechtsgrundlagenanalyse)	20%	20%	10%
Qualitaetsverantwortlicher	10%	10%	10%	10%	10%	20%

6 Kommunikation

Empfaenger	Verantwortlich	Ziel / Inhalt	Mittel / Medium	Termin
Projektausschuss	Projektleiter	Kick-off-Information: Vorstellung des Projekts, Ausgangslage (Regierungsratsbeschluss zur Effizienzsteigerung), Projektziele, Projektorganisation und geplantes Vorgehen in der Initialisierungsphase	Präsentation / Sitzung	Zu Beginn der Initialisierungsphase
Alle identifizierten Stakeholder (intern und extern)	Projektleiter	Information über den Projektstart, Hintergrund (vollständig elektronische Prozessabwicklung, anstehende Organisationsanpassung) und Einladung zur Mitwirkung an der Stakeholderanalyse	E-Mail / Intranet	Nach Projektinitialisierungsfreigabe
Auftraggeber	Projektleiter	Statusbericht zum Fortschritt der Initialisierungsphase: Stand der Studie, Rechtsgrundlagenanalyse, Stakeholderliste und Projektmanagementplan; offene Fragen und allfälliger Entscheidungsbedarf	Schriftlicher Kurzbericht / Jour-fixe	Laufend während der Initialisierungsphase
Projektausschuss	Projektleiter	Vorlage der abgeschlossenen Studienergebnisse inkl. Lösungsvarianten und Empfehlung zum weiteren Vorgehen; Antrag auf Entscheid 'Weiteres Vorgehen' und Freigabe des Durchführungsauftrags	Präsentation / formelle Sitzung	Abschluss der Initialisierungsphase (vor Durchführungsfreigabe)
Betroffene Mitarbeitende der Organisation	Auftraggeber	Information über den Projektauftrag und die geplante Anpassung der Aufbau- und Ablauforganisation; Sensibilisierung für den Veränderungsprozess und Kommunikation der Beteiligungsmöglichkeiten	Intranet-Mitteilung / Informationsveranstaltung	Nach Durchführungsfreigabe
Amtsleitung / vorgesetzte Stelle	Auftraggeber	Rückmeldung an die Amtsleitung über den Projektstand und die Einhaltung des Regierungsratsbeschlusses zur Effizienzsteigerung; Eskalation bei wesentlichen Risiken oder Abweichungen	Schriftlicher Bericht	Bei Meilensteinen (Projektinitialisierungsfreigabe, Durchführungsfreigabe)

7 Risiken

Risikobeschreibung	Eintrittswahrscheinlichkeit	Auswirkungsgrad	Massnahmen
Schlüsselpersonen / Fachexperten stehen nicht ausreichend zur Verfügung (Urlaub, Stellenabbau, Vakanzen)	Mittel	Hoch	Frühzeitige Ressourcenplanung und verbindliche Ressourcenzusagen von Linienvorgesetzten einholen; kritisches Wissen dokumentieren und auf mindestens zwei Personen verteilen (Stellvertreterregelungen); Projektplan mit Pufferzeiten versehen und Verfügbarkeit von Schlüsselpersonen regelmässig im Projektsteuerungsausschuss überprüfen.
Widerstand der Betroffenen gegen die organisatorische Veränderung	Hoch	Mittel	Frühzeitige und transparente Einbindung aller betroffenen Stakeholder durch regelmässige Informationsveranstaltungen, Workshops und eine offene Kommunikationsstrategie. Schlüsselpersonen als Change Agents identifizieren und aktiv in den Veränderungsprozess einbinden. Bedenken und Einwände systematisch erfassen und adressieren, um Akzeptanz zu fördern und Widerstände abzubauen.
Unzureichende Abstimmung zwischen beteiligten Organisationseinheiten oder Departementen	Hoch	Mittel	Etablierung eines formellen Steuerungsausschusses mit Vertretern aller beteiligten Organisationseinheiten und Departemente; Definition klarer Kommunikations- und Eskalationswege sowie verbindlicher Abstimmungsrhythmen (z.B. monatliche Koordinationsmeetings); Benennung eines dedizierten Schnittstellenverantwortlichen (z.B. Projektleiter oder Koordinator), der die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit aktiv steuert und dokumentiert.
Fehlende Kompetenzen oder unzureichende Qualifikation der Beteiligten für die neuen Anforderungen	Mittel	Hoch	Frühzeitige Kompetenzanalyse aller Projektbeteiligten durchführen, Qualifikationslücken identifizieren und einen gezielten Schulungs- und Weiterbildungsplan erstellen. Erfahrene externe Fachspezialisten oder Coaches einbinden, um Wissenslücken zu schliessen. Wissenstransfer durch interne Schulungen, Workshops und Job-Shadowing sicherstellen. Kompetenzaufbau als festen Meilenstein im Projektplan verankern und regelmässig überprüfen.
Politische oder externe Rahmenbedingungen ändern sich und beeinflussen den Durchführungsauftrag	Mittel	Hoch	Frühzeitiges Stakeholder-Management mit regelmässigem Monitoring der politischen und regulatorischen Umgebung einrichten; Änderungsklauseln im Durchführungsauftrag verankern, die bei wesentlichen Rahmenbedingungsänderungen eine strukturierte Neubeurteilung des Projektumfangs, der Ziele und des Budgets ermöglichen; Eskalationspfad zum Auftraggeber und zur Steuerungsebene definieren, damit bei eintretenden Änderungen rasch entschieden werden kann, ob das Projekt angepasst, sistiert oder abgebrochen wird.
Laufender Betrieb / dringende Geschäfte absorbieren die Ressourcen der Projektbeteiligten	Hoch	Mittel	Projektbeteiligte mit definierten Stellenprozenten verbindlich im Projektauftrag festschreiben und mit den jeweiligen Linienvorgesetzten formell vereinbaren; regelmässige Ressourcenüberprüfung im Lenkungsausschuss verankern und bei Engpässen eskalieren.

Interview abgeschlossen