Interview – Test 2

Test 2

Fachanwendung Einfuehrung

✓ 0.2 Referenzierte Dokumente
✓ 0.3 Mitgeltende Unterlagen
✓ 0.4 Definitionen und Abkuerzungen
✓ 1 Ausgangslage
✓ 2.1 Ziele der Phase Initialisierung
✓ 2.2 Rahmenbedingungen
✓ 3.1 Personalaufwand
✓ 3.2 Sachmittel
✓ 3.3 Kosten (in CHF inkl. MwSt.)
✓ 4.1 Ergebnisse und Termine
✓ 5 Projektorganisation und Personal
✓ 6 Kommunikation
✓ 7 Risiken

13 / 13 Abschnitte

PIA-Vorschau v0.2.1

0.2 Referenzierte Dokumente

Name	Nummer / Link
Prozessdokumentation
Organisationshandbuch

0.3 Mitgeltende Unterlagen

Name	Nummer / Link
Referenzhandbuch Hermes 2022
alle Anleitungen der heutigen SAP Lösung

0.4 Definitionen und Abkuerzungen

Abkuerzung	Bedeutung
HERMES	Projektmanagementmethode der Schweizer Bundesverwaltung (Handling of Electronic Records Management and Exchange of Sources)
PIA	Projektinitialisierungsantrag – zentrales Dokument der Initialisierungsphase nach HERMES 2022
PA	Projektausschuss – steuerndes Gremium im HERMES-Projekt, bestehend aus Auftraggeber und weiteren Entscheidträgern
PL	Projektleiter – verantwortliche Rolle für die operative Führung des Projekts
DA	Durchführungsauftrag – Mandat für die Lösungsentstehung, erteilt nach der Initialisierungsphase
PMP	Projektmanagementplan – Lieferergebnis der Initialisierungsphase, das die Projektführung und -organisation beschreibt

1 Ausgangslage

Die Direktion der Justiz des Kantons Zürich setzt seit längerem SAP als zentrale Unternehmenssoftware ein. Die damit verbundenen Lizenz- und Betriebskosten sind erheblich, wobei ein Grossteil der im Leistungsumfang enthaltenen Funktionen durch die Direktion nicht genutzt wird. Vor diesem Hintergrund besteht die Absicht, im Rahmen einer Studie zu prüfen, ob SAP durch eine kostengünstigere Lösung ersetzt oder ob die bestehende SAP-Installation auf die tatsächlich benötigten Module reduziert werden kann. Als mögliche Lösungsvarianten kommen die Beschaffung eines Drittprodukts, eine Eigenentwicklung sowie eine Neugestaltung der bestehenden SAP-Konfiguration mit reduziertem Modulumfang in Betracht. Hinsichtlich der fachlichen Anforderungen steht die Ablösung der Buchhaltung und der Rechnungslegung fest. Ob darüber hinaus weitere Funktionsbereiche, insbesondere eine umfassendere ERP-Funktionalität, abgedeckt werden müssen, ist zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht abschliessend geklärt. Die Kompetenz zur Freigabe des Projekts richtet sich nach den Gesamtkosten: Übersteigen diese 10 Millionen Franken, ist ein Beschluss des Kantonsrats erforderlich. Bei Kosten bis 5 Millionen Franken liegt die Entscheidkompetenz beim Regierungsrat, bei Kosten bis 2 Millionen Franken bei der Vorsteherin der Direktion der Justiz. Innerhalb der Direktion besteht eine klare Unterstützung für das Vorhaben. Die übrigen Direktionen verbleiben zwar auf SAP, zeigen jedoch Interesse an den Ergebnissen der Analyse, da auch sie die bestehenden SAP-Kosten als hoch erachten. Ein wesentlicher Aspekt des Vorhabens betrifft die Schnittstellen zu den anderen Direktionen des Kantons. Es ist sicherzustellen, dass der Informationsaustausch zwischen den Systemen jederzeit korrekt und zeitgerecht gewährleistet ist.

2.1 Ziele der Phase Initialisierung

Kategorie	Beschreibung	Messgroesse	Prioritaet
Vorgehensziel	Die Stakeholderliste ist vollständig erstellt und alle relevanten internen sowie externen Anspruchsgruppen (inkl. übrige Direktionen mit SAP-Schnittstellen) sind identifiziert und dokumentiert.	Stakeholderliste liegt vor und wurde durch den Auftraggeber freigegeben.	Muss
Vorgehensziel	Eine fundierte Studie liegt vor, die mindestens drei Lösungsvarianten (Drittprodukt-Beschaffung, Eigenentwicklung, reduzierte SAP-Konfiguration) hinsichtlich Kosten, Nutzen und Risiken bewertet und eine begründete Empfehlung abgibt.	Studie ist durch den Projektausschuss abgenommen; Variantenvergleich umfasst alle drei definierten Lösungsoptionen.	Muss
Vorgehensziel	Die Rechtsgrundlagenanalyse ist abgeschlossen und klärt insbesondere die Kompetenzregelung zur Projektfreigabe (Vorsteherin, Regierungsrat oder Kantonsrat) in Abhängigkeit der zu erwartenden Gesamtkosten.	Rechtsgrundlagenanalyse liegt vor; Freigabekompetenz ist je Kostenszenario eindeutig festgehalten.	Muss
Vorgehensziel	Die Beschaffungsanalyse ist durchgeführt und legt fest, ob und in welcher Form öffentlich-rechtliche Beschaffungsvorschriften (ÖAWG/IVöB) für die Evaluation einer allfälligen Drittlösung zur Anwendung kommen.	Beschaffungsanalyse ist dokumentiert und durch den Auftraggeber geprüft.	Hoch
Systemziel	Die Ablösung der Buchhaltung und Rechnungslegung aus SAP ist als gesicherter fachlicher Mindestumfang definiert; der Bedarf an weitergehender ERP-Funktionalität ist im Rahmen der Studie geklärt und dokumentiert.	Anforderungen an Buchhaltung/Rechnungslegung sind vollständig erhoben; Entscheid über erweiterte ERP-Funktionalität liegt als dokumentiertes Ergebnis vor.	Hoch
Vorgehensziel	Der Durchführungsauftrag ist erarbeitet, enthält belastbare Kostenschätzungen für die nächste Phase und wurde durch den Auftraggeber zur Erlangung der Projektinitialisierungsfreigabe eingereicht.	Durchführungsauftrag ist durch den Auftraggeber unterzeichnet; Meilenstein Projektinitialisierungsfreigabe ist erreicht.	Muss

2.2 Rahmenbedingungen

Vorgaben	Beschreibung
Kompetenzregelung zur Projektfreigabe (Kanton Zürich)	Die Freigabekompetenz richtet sich nach den Gesamtkosten des Vorhabens: Bei Kosten bis CHF 2 Mio. entscheidet die Vorsteherin der Direktion der Justiz, bei Kosten bis CHF 5 Mio. der Regierungsrat und bei Kosten über CHF 10 Mio. der Kantonsrat. Die Rechtsgrundlagenanalyse hat die massgebliche Kostenschwelle zu klären, damit der Durchführungsauftrag der zuständigen Instanz zur Projektinitialisierungsfreigabe vorgelegt werden kann.
Beschaffungsrecht (ÖAWG / IVöB)	Sofern die Studie eine Drittprodukt-Beschaffung als Lösungsvariante empfiehlt, unterliegt die Evaluation den Vorschriften des kantonalen Gesetzes über öffentliche Beschaffungen (ÖAWG) sowie der Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB). Die Beschaffungsanalyse legt die anwendbaren Schwellenwerte, das vorgesehene Verfahren und allfällige Ausnahmetatbestände fest. Eigenentwicklung und Neugestaltung der SAP-Konfiguration sind gesondert auf ihre beschaffungsrechtliche Relevanz zu prüfen.
Datenschutz und Informationssicherheit (DSG, KDSG, ISDS-Richtlinien Kanton Zürich)	Das Vorhaben berührt Finanzdaten der Direktion der Justiz sowie Schnittstellen zu weiteren kantonalen Direktionen. Eine Schutzbedarfsanalyse ist im Rahmen der Initialisierung durchzuführen. Sie bestimmt den Schutzbedarf der betroffenen Daten und Systeme und leitet daraus Anforderungen an die zu prüfenden Lösungsvarianten ab. Die Ergebnisse fliessen in die Studie und den Projektmanagementplan ein.
Schnittstellenkompatibilität zu den übrigen kantonalen Direktionen	Die übrigen Direktionen des Kantons Zürich verbleiben auf SAP und sind auf einen korrekten und zeitgerechten Datenaustausch mit dem System der Direktion der Justiz angewiesen. Jede evaluierte Lösungsvariante muss die Anforderungen an die Schnittstellen vollständig erfüllen. Die Schnittstellenanforderungen sind in der Studie zu beschreiben und als Bewertungskriterium zu verwenden. Die betroffenen Direktionen sind als Stakeholder zu erfassen und in geeigneter Form einzubeziehen.
Strategische IKT-Vorgaben des Kantons Zürich	Das Vorhaben ist auf die geltenden IKT-Strategien, Architekturvorgaben und Standardisierungsentscheide des Kantons Zürich abzustimmen. Allfällige Vorgaben der zuständigen kantonalen IKT-Stelle (OIZ) hinsichtlich bevorzugter Technologien, Cloud-Nutzung oder Betriebsmodelle sind zu berücksichtigen und in die Bewertung der Lösungsvarianten einzubeziehen.
HERMES 2022 als verbindliche Projektführungsmethode	Das Projekt wird nach der Projektführungsmethode HERMES 2022 des Bundes geführt, wie sie für Projekte der öffentlichen Verwaltung im Kanton Zürich verbindlich gilt. Alle Phasen, Lieferergebnisse, Rollen und Entscheidpunkte richten sich nach dem Szenario 'Fachanwendung – Einführung'. Der Projektausschuss nimmt die Steuerungsverantwortung wahr; der Auftraggeber erteilt die Projektinitialisierungsfreigabe auf Basis des vorliegenden Durchführungsauftrags.

3.1 Personalaufwand

Rolle	Name	Aufwand in PT
Projektleiter		25
Auftraggeber		8
Fachspezialist Finanzen / Buchhaltung		20
IT-Architekt / SAP-Spezialist		15
Jurist / Rechtsgrundlagenanalyse		10
Beschaffungsspezialist		8

3.2 Sachmittel

Bezeichnung	Beschreibung	Quantitaet
Arbeitsplatzinfrastruktur	Standard-Arbeitsplatzausstattung (Notebook, Bildschirm, Peripherie) für Projektmitarbeitende der Initialisierungsphase, sofern nicht bereits durch die Linienabteilung bereitgestellt.	3
Lizenzen Kollaborations- und Projektmanagement-Tools	Temporäre oder zusätzliche Softwarelizenzen für Projektmanagement-, Dokumentenmanagement- und Kollaborationswerkzeuge (z. B. MS Project, Confluence oder vergleichbare kantonale Standardwerkzeuge) zur Unterstützung der Projektarbeit in der Initialisierungsphase.	5
Zugang zu SAP-Systemdokumentation und Lizenzdaten	Bereitstellung der aktuellen SAP-Lizenz- und Modulübersichten sowie technischer Systemdokumentationen durch den bestehenden SAP-Betrieb, als Grundlage für die Studie und die Kostenbewertung der Lösungsvarianten.	1
Räumlichkeiten für Workshops und Interviews	Sitzungs- und Workshopräume innerhalb der Direktion der Justiz für die Durchführung von Stakeholder-Interviews, Anforderungsworkshops und Präsentationen der Studienergebnisse, inkl. Beamer und Präsentationstechnik.	nach Bedarf
Druckerzeugnisse und Dokumentationsmaterial	Druck und Reproduktion von Projektunterlagen, Studienberichten, Rechtsgrundlagenanalyse, Beschaffungsanalyse sowie des Durchführungsauftrags für die formelle Einreichung und Genehmigung durch den Auftraggeber.	nach Bedarf

3.3 Kosten (in CHF inkl. MwSt.)

Phase	Betrag
Initialisierung	45000
Konzept	180000
Realisierung	1200000
Einführung	320000
Abschluss	55000

4.1 Ergebnisse und Termine

Lieferergebnisse (abnahmerelevant)	Liefertermin	Abnahme durch (Rolle)
Stakeholder-Liste	08.08.2026	Projektleiter
Studie	29.08.2026	Projektleiter
Rechtsgrundlagenanalyse	29.08.2026	Projektleiter
Schutzbedarfsanalyse	05.09.2026	ISDS-Verantwortlicher
Meilenstein Weiteres Vorgehen (Checkliste Weiteres Vorgehen; Liste Projektentscheide Führung)	12.09.2026	Projektleiter
Projektmanagementplan	19.09.2026	Projektleiter
Durchführungsauftrag	26.09.2026	Projektleiter
Meilenstein Durchführungsfreigabe (Checkliste Durchführungsfreigabe; Liste Projektentscheide Steuerung)	03.10.2026	Auftraggeber

5 Projektorganisation und Personal

Rolle / Person	Monat 1	Monat 2	Monat 3	Monat 4	Monat 5	Monat 6
Auftraggeber (Vorsteherin Direktion der Justiz)	10%	10%	10%	10%	10%	10%
Projektleiter	50%	60%	60%	60%	60%	50%
Projektausschuss (Vorsitz Auftraggeber, Mitglieder IT-Verantwortliche und Finanzverantwortliche)	5%	5%	5%	5%	5%	5%
Fachspezialist Finanzen / Buchhaltung (Direktion der Justiz)	20%	40%	40%	30%	20%	10%
IT-Architekt / SAP-Fachspezialist (Direktion der Justiz)	20%	40%	40%	30%	20%	10%
Schnittstellenverantwortlicher (Vertreter übrige Direktionen / SAP-Schnittstellen)	10%	20%	20%	20%	10%	5%

6 Kommunikation

Empfaenger	Verantwortlich	Ziel / Inhalt	Mittel / Medium	Termin
Projektausschuss	Projektleiter	Statusbericht zur Initialisierungsphase: Fortschritt bei Stakeholderliste, Studie, Rechtsgrundlagenanalyse und Beschaffungsanalyse; Hinweise auf offene Fragen zum ERP-Funktionsumfang	Schriftlicher Statusbericht, Sitzung Projektausschuss	Monatlich während Initialisierungsphase
Auftraggeber	Projektleiter	Vorlage des Durchführungsauftrags inkl. belastbarer Kostenschätzung zur Erlangung der Projektinitialisierungsfreigabe; Entscheidgrundlage zur Kompetenzregelung (Vorsteherin / Regierungsrat / Kantonsrat)	Persönliche Präsentation mit schriftlicher Dokumentation	Zum Meilenstein Projektinitialisierungsfreigabe
Übrige Direktionen des Kantons (SAP-Schnittstellen)	Projektleiter	Information über Projektstart und Zielsetzung; Sensibilisierung für Schnittstellenrelevanz und Einbindung als Stakeholder; Ankündigung der weiteren Mitwirkung im Rahmen der Studie	Informationsschreiben / E-Mail	Zu Beginn der Initialisierungsphase
Mitarbeitende der Direktion der Justiz (betroffene Fachbereiche Buchhaltung / Rechnungslegung)	Projektleiter	Information über Ausgangslage, Projektziele und geplantes Vorgehen; Abbau von Unsicherheiten bezüglich allfälliger Systemablösung; Sicherstellung der Mitwirkungsbereitschaft bei der Anforderungserhebung	Informationsveranstaltung oder Town Hall, ergänzt durch schriftliche Zusammenfassung	Frühe Initialisierungsphase
Vorsteherin der Direktion der Justiz	Auftraggeber	Zwischenbericht zu Studienerkenntnissen und voraussichtlicher Kostendimension; Klärung der Entscheidkompetenz (Vorsteherin, Regierungsrat oder Kantonsrat) auf Basis der Ergebnisse der Rechtsgrundlagenanalyse	Bilaterales Gespräch mit schriftlicher Entscheidungsgrundlage	Vor Abschluss der Initialisierungsphase
Projektteam	Projektleiter	Regelkommunikation zur Koordination der Arbeiten in der Initialisierungsphase: Aufgabenverteilung, Fortschritt, Qualitätssicherung der Lieferergebnisse (Stakeholderliste, Studie, Analysen, Durchführungsauftrag)	Wöchentliches Projektteam-Meeting (Protokoll)	Wöchentlich während Initialisierungsphase

7 Risiken

Risikobeschreibung	Eintrittswahrscheinlichkeit	Auswirkungsgrad	Massnahmen
Verfuegbarkeit von Schluesselpersonen / Fachexperten nicht gesichert	Mittel	Hoch	Frühzeitig verbindliche Ressourcenzusagen einholen; Stellvertretungen definieren
Geringe Akzeptanz der Anwender / Widerstand gegen die Organisationsaenderung	Mittel	Hoch	Change-Management aufsetzen; Betroffene früh einbinden und transparent informieren
Datenmigration / Datenqualitaet aus Altsystemen unzureichend	Mittel	Mittel	Frühe Datenanalyse und -bereinigung; Migrationskonzept erarbeiten
Unklare oder instabile fachliche Anforderungen	Mittel	Mittel	Anforderungsworkshops; klare Priorisierung; iteratives Schärfen der Anforderungen
Datenschutz- und Informationssicherheitsauflagen (Schutzbedarf) unterschaetzt	Mittel	Hoch	ISDS-/Datenschutzverantwortliche früh einbinden; Schutzbedarfsanalyse durchführen

Interview abgeschlossen