0.2
Referenzierte Dokumente
| Name |
Nummer / Link |
| HERMES 2022 Methodenbeschreibung |
https://www.hermes.admin.ch |
| Projektauftrag / Durchfuehrungsauftrag Testprojekt 1 |
|
| Stakeholderliste Testprojekt 1 |
|
| Studie Testprojekt 1 |
|
| Rechtsgrundlagenanalyse Testprojekt 1 |
|
| Projektmanagementplan Testprojekt 1 |
|
0.3
Mitgeltende Unterlagen
| Name |
Nummer / Link |
| HERMES 2022 Projektmanagementmethode (Referenzhandbuch) |
https://www.hermes.admin.ch |
| Projektauftrag / Durchfuehrungsauftrag Testprojekt 1 |
|
| Projektmanagementplan Testprojekt 1 |
|
| Studie Testprojekt 1 |
|
| Rechtsgrundlagenanalyse Testprojekt 1 |
|
| Schutzbedarfsanalyse Testprojekt 1 |
|
0.4
Definitionen und Abkuerzungen
| Abkuerzung |
Bedeutung |
| HERMES |
Projektführungsmethode des Bundes und der Kantone für Projekte im Bereich Informatik, Dienstleistungen und Kommunikation |
| PIA |
Projektinitialisierungsauftrag – Dokument, das die Grundlagen und den Rahmen für die Initialisierungsphase eines HERMES-Projekts festlegt |
| PA |
Projektausschuss – das steuernde Gremium im HERMES-Projekt, das strategische Entscheide trifft und den Auftraggeber unterstützt |
| PL |
Projektleiter – verantwortliche Rolle für die operative Führung und Koordination des Projekts |
| AG |
Auftraggeber – Rolle, die das Projekt in Auftrag gibt, die Projektziele vorgibt und den Projektausschuss leitet |
| DA |
Durchführungsauftrag – Mandat für die Lösungsentstehung, das die Freigabe zur Durchführung der weiteren Projektphasen erteilt |
1
Ausgangslage
wir arbeiten in unsere Direktion seit längerem mit SAP dafür bezahlen wir ziemlich viel Geld und sAP bietet sehr viele Funktionen die in den Preis inbegriffen sind und die wir gar nicht brauchen deswegen wollen wir mal schauen ob wir SAP durch eine günstigere Lösung ersetzen können diese kann beschafft oder entwickelt werden oder ob ihr es dann schaffen SAP so zu konfigurieren dass wir nur noch weniger Module brauchen und es damit günstiger wird wenn das Projekt mehr als 10 Millionen in Summe kostet dann muss ein Beschluss durch das Parlament also durch den Kantonsrat des Kantons Zürich bekommen werden wenn es bis 5 Millionen kostet muss der Regierungsrat als Gesamtgremium entscheiden und wenn es zwei Millionen kostet dann kann unsere Direktorin der Direktion der Justiz das selber entscheiden wir wissen nicht ob wir ein ERP-System brauchen sicher müssen wir die Buchhaltung ablösen die Rechnungslegung und vermutlich eben auch eine System um alles rundherum auch noch zu organisieren der unsere Direktorin steht hinter der Idee der restliche Regierungsrat schaut ein bisschen kritisch darauf sie bleiben alle auf SAP allerdings sind sie auch interessiert ob es eine andere Lösung gibt weil auch sie bezahlen zu viel aus ihrer Sicht in ihrem Direktionen ein wesentlicher Punkt wird dann sein dass wir immer die Schnittstellen zu den anderen Kantonen zu denen es hat es ist eben sauber haben damit wir alle Kantons übergreiften Informationen korrekt und termingerecht unter dem richtigen Ort haben
2.1
Ziele der Phase Initialisierung
| Kategorie |
Beschreibung |
Messgroesse |
Prioritaet |
| Vorgehensziel |
Die Ausgangslage und der Handlungsbedarf bezüglich der bestehenden SAP-Nutzung in der Direktion der Justiz sind vollständig analysiert und dokumentiert (Studie inkl. Varianten: SAP-Optimierung, Neubeschaffung, Eigenentwicklung). |
Studie liegt vor und wurde vom Auftraggeber genehmigt |
Muss |
| Vorgehensziel |
Die Rechtsgrundlagen sind analysiert, insbesondere die kantonalen Zuständigkeits- und Finanzkompetenzregelungen (Direktionsentscheid bis CHF 2 Mio., Regierungsrat bis CHF 5 Mio., Kantonsrat ab CHF 10 Mio.) sowie allfällige Beschaffungsvorschriften (öffentliches Beschaffungsrecht). |
Rechtsgrundlagenanalyse liegt vollständig vor und ist durch den Auftraggeber abgenommen |
Muss |
| Vorgehensziel |
Alle relevanten Stakeholder – insbesondere die Direktorin als Auftraggeberin, der kritisch eingestellte restliche Regierungsrat sowie betroffene Direktionen mit Schnittstellen zu anderen Kantonen – sind identifiziert, analysiert und in der Stakeholderliste erfasst. |
Stakeholderliste ist vollständig, aktuell und vom Projektleiter verabschiedet |
Muss |
| Vorgehensziel |
Der Schutzbedarf der betroffenen Daten und Systeme (Buchhaltung, Rechnungslegung, kantonale Schnittstellen) ist erhoben und in einer Schutzbedarfsanalyse dokumentiert, sodass Sicherheitsanforderungen in der Lösungsevaluation berücksichtigt werden können. |
Schutzbedarfsanalyse liegt vor und ist durch den Auftraggeber genehmigt |
Hoch |
| Systemziel |
Am Ende der Phase Initialisierung liegt eine fundierte Entscheidungsgrundlage vor, welche Lösungsvariante (SAP-Optimierung, Neubeschaffung oder Eigenentwicklung) zur Ablösung bzw. Optimierung der SAP-Landschaft weiterverfolgt werden soll, inklusive einer ersten Kostenschätzung zur Bestimmung der erforderlichen Genehmigungskompetenz. |
Studie enthält mindestens drei bewertete Varianten mit Kostenbandbreiten; Genehmigungskompetenz ist klar zugeordnet |
Muss |
| Vorgehensziel |
Der Durchführungsauftrag ist erstellt und durch den Auftraggeber genehmigt, sodass die Projektinitialisierungsfreigabe erteilt und die Phase Konzept gestartet werden kann. |
Meilenstein Projektinitialisierungsfreigabe ist erreicht und dokumentiert |
Muss |
2.2
Rahmenbedingungen
| Vorgaben |
Beschreibung |
| Anwendung von HERMES |
Version HERMES 2022 |
| Informationssicherheit und Datenschutz |
ISDS-Vorgaben der Stammorganisation |
3.1
Personalaufwand
| Rolle |
Name |
Aufwand in PT |
| Projektleiter |
|
15 |
| Auftraggeber |
|
5 |
| Fachspezialist Finanzen / ERP |
|
10 |
| Jurist / Rechtsgrundlagenanalyse |
|
5 |
| Informationssicherheitsbeauftragter |
|
4 |
| Beschaffungsspezialist |
|
3 |
3.2
Sachmittel
| Bezeichnung |
Beschreibung |
Quantitaet |
| Arbeitsplatzinfrastruktur (Notebooks/PCs) |
Bereitstellung von Arbeitsplatzgeräten für Projektmitarbeitende, die nicht über eigene Geräte verfügen, insbesondere für extern beigezogene Fachpersonen während der Analysephase. |
2 |
| SAP-Systemzugang (Lesezugriff für Analyse) |
Lesezugriff auf das bestehende SAP-System der Direktion der Justiz für die technische und funktionale Analyse der genutzten Module, Schnittstellen und Datenstrukturen im Rahmen der Studie. |
3 |
| Besprechungsräume |
Reservierung geeigneter Sitzungszimmer für Projektmeetings, Stakeholder-Interviews und Workshops (z. B. mit Vertreterinnen und Vertretern anderer Direktionen sowie kantonaler Schnittstellen-Partner). |
1 (nach Bedarf) |
| Kollaborations- und Dokumentenablage-Tool |
Bereitstellung einer gesicherten Ablageumgebung (z. B. SharePoint oder entsprechendes kantonales System) für die gemeinsame Bearbeitung und Versionierung von Projektdokumenten wie Studie, Stakeholderliste und Schutzbedarfsanalyse. |
1 |
| Druckerzeugnisse und Präsentationsmaterial |
Erstellung und Druck von Unterlagen für Entscheidpräsentationen, insbesondere für den Projektausschuss und allfällige Vorlagen zuhanden der Direktorin oder des Regierungsrates. |
|
3.3
Kosten (in CHF inkl. MwSt.)
| Phase |
Betrag |
| Initialisierung |
85000 |
| Konzept |
120000 |
| Realisierung |
650000 |
| Einführung |
180000 |
| Abschluss |
35000 |
4.1
Ergebnisse und Termine
| Lieferergebnisse (abnahmerelevant) |
Liefertermin |
Abnahme durch (Rolle) |
Pruefmethode |
| Stakeholder-Liste |
13.07.2026 |
Projektleiter |
|
| Studie |
03.08.2026 |
Projektleiter |
|
| Rechtsgrundlagenanalyse |
03.08.2026 |
Projektleiter |
|
| Schutzbedarfsanalyse |
10.08.2026 |
ISDS-Verantwortlicher |
|
| Meilenstein Weiteres Vorgehen (Checkliste Weiteres Vorgehen; Liste Projektentscheide Führung) |
17.08.2026 |
Projektleiter |
|
| Projektmanagementplan |
24.08.2026 |
Projektleiter |
|
| Durchführungsauftrag |
31.08.2026 |
Projektleiter |
|
| Meilenstein Durchführungsfreigabe (Checkliste Durchführungsfreigabe; Liste Projektentscheide Steuerung) |
07.09.2026 |
Auftraggeber |
|
5
Projektorganisation und Personal
| Rolle / Person |
Monat 1 |
Monat 2 |
Monat 3 |
Monat 4 |
Monat 5 |
Monat 6 |
Bestaetigung Vorgesetzter |
| Auftraggeber (Direktorin Direktion der Justiz) |
20% |
20% |
20% |
20% |
20% |
20% |
|
| Projektleiter |
60% |
80% |
80% |
80% |
80% |
60% |
|
| Projektausschuss (Vorsitz: Auftraggeber; Mitglieder: Vertreter betroffener Direktionen) |
10% |
10% |
10% |
10% |
10% |
10% |
|
| Fachexperte Finanzen / SAP (Direktion der Justiz) |
40% |
60% |
60% |
40% |
20% |
20% |
|
| Jurist / Rechtsgrundlagenverantwortlicher (Beschaffungsrecht, Finanzkompetenz) |
20% |
40% |
20% |
20% |
10% |
10% |
|
| IT-Sicherheitsbeauftragter (Schutzbedarfsanalyse, Schnittstellensicherheit) |
10% |
20% |
40% |
20% |
10% |
|
|
6
Kommunikation
| Empfaenger |
Verantwortlich |
Ziel / Inhalt |
Mittel / Medium |
Termin |
| Auftraggeber (Direktorin der Direktion der Justiz) |
Projektleiter |
Statusbericht zur Phase Initialisierung: Fortschritt bei Studie, Stakeholderliste, Rechtsgrundlagenanalyse und Schutzbedarfsanalyse; Vorbereitung Projektinitialisierungsfreigabe |
Schriftlicher Statusbericht mit anschliessendem Kurzbriefing (Einzelgespräch) |
Mitte Phase Initialisierung |
| Projektausschuss |
Projektleiter |
Präsentation der Studienergebnisse inkl. Lösungsvarianten (SAP-Optimierung, Neubeschaffung, Eigenentwicklung), erste Kostenschätzung und Bestimmung der erforderlichen Genehmigungskompetenz; Antrag auf Projektinitialisierungsfreigabe |
Projektausschuss-Sitzung mit Präsentation und Entscheidungsunterlage |
Ende Phase Initialisierung |
| Übriger Regierungsrat (übrige Direktionen) |
Auftraggeber |
Information über Projektziele, Ausgangslage und mögliche Implikationen für andere Direktionen (insb. Schnittstellen zu kantonalen Systemen); Abbau kritischer Haltung durch transparente Kommunikation |
Schriftliche Information (Kurznotiz) durch Auftraggeber, ggf. ergänzt durch persönliches Gespräch auf Stufe Direktoren |
Frühzeitig in Phase Initialisierung |
| Betroffene Fachabteilungen der Direktion der Justiz (Buchhaltung, Rechnungslegung) |
Projektleiter |
Information über Projektstart, Ziele und geplante Mitwirkung der Fachabteilungen bei Anforderungserhebung und Schutzbedarfsanalyse |
E-Mail mit Projektinformation sowie Kick-off-Workshop |
Zu Beginn Phase Initialisierung |
| Schnittstellen-Verantwortliche in anderen Kantonen |
Projektleiter |
Erste Kontaktaufnahme zur Identifikation bestehender kantonaler Schnittstellen und Abhängigkeiten; Sensibilisierung für mögliche Auswirkungen eines Systemwechsels auf kantonübergreifende Datenaustauschprozesse |
Schriftliche Anfrage (E-Mail) mit anschliessendem Austausch-Gespräch (Videokonferenz) |
Im Verlauf der Phase Initialisierung |
| Projektteam |
Projektleiter |
Regelmässige Projektkommunikation: Aufgabenverteilung, Arbeitsfortschritt, offene Punkte und Risiken im Rahmen der Initialisierungsarbeiten |
Wöchentliches Kurzmeeting (Jour fixe) und gemeinsame Projektablage |
Wöchentlich während Phase Initialisierung |
7
Risiken
| Risikobeschreibung |
Eintrittswahrscheinlichkeit |
Auswirkungsgrad |
Risikozahl |
Massnahmen |
Verantwortung |
Termin |
| Verfuegbarkeit von Schluesselpersonen / Fachexperten nicht gesichert |
Mittel |
Hoch |
|
Frühzeitig verbindliche Ressourcenzusagen einholen; Stellvertretungen definieren |
|
|
| Geringe Akzeptanz der Anwender / Widerstand gegen die Organisationsaenderung |
Mittel |
Hoch |
|
Change-Management aufsetzen; Betroffene früh einbinden und transparent informieren |
|
|
| Datenmigration / Datenqualitaet aus Altsystemen unzureichend |
Mittel |
Mittel |
|
Frühe Datenanalyse und -bereinigung; Migrationskonzept erarbeiten |
|
|
| Unklare oder instabile fachliche Anforderungen |
Mittel |
Mittel |
|
Anforderungsworkshops; klare Priorisierung; iteratives Schärfen der Anforderungen |
|
|
| Datenschutz- und Informationssicherheitsauflagen (Schutzbedarf) unterschaetzt |
Mittel |
Hoch |
|
ISDS-/Datenschutzverantwortliche früh einbinden; Schutzbedarfsanalyse durchführen |
|
|
