0.2
Referenzierte Dokumente
| Name |
Nummer / Link |
| HERMES 2022 Projektmanagementmethode (online) |
https://www.hermes.admin.ch |
| Bundesgesetz über die öffentlichen Beschaffungen (BöB) |
SR 172.056.1 |
| Verordnung über die öffentlichen Beschaffungen (VöB) |
SR 172.056.11 |
| Informationssicherheitsgesetz (ISG) |
SR 128 |
| Projektmanagementplan Infrastrukturprojekt |
|
| Studie Infrastrukturprojekt |
|
0.3
Mitgeltende Unterlagen
| Name |
Nummer / Link |
| HERMES 2022 Projektmanagementmethode (Referenzhandbuch) |
https://www.hermes.admin.ch |
| Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) |
SR 172.056.1 |
| Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen (VöB) |
SR 172.056.11 |
| Informationssicherheitsgesetz (ISG) |
SR 128 |
| Technische Normen und Standards für Infrastrukturprojekte (SIA-Normen) |
|
| Organisationsreglement / Pflichtenheft Auftraggeber |
|
0.4
Definitionen und Abkuerzungen
| Abkuerzung |
Bedeutung |
| HERMES |
Projektführungsmethode des Bundes und der Kantone für Projekte in den Bereichen IKT, Dienstleistung, Organisation und Infrastruktur |
| PIA |
Projektinitialisierungsauftrag – Dokument, das die Grundlage für die Initialisierungsphase eines HERMES-Projekts bildet |
| PA |
Projektausschuss – steuerndes Gremium des Projekts gemäss HERMES 2022 |
| PL |
Projektleiter / Projektleiterin – verantwortliche Rolle für die operative Führung des Projekts |
| AG |
Auftraggeber – verantwortliche Rolle für die Erteilung des Durchführungsauftrags und die übergeordnete Steuerung des Projekts |
| IKT |
Informations- und Kommunikationstechnologie |
1
Ausgangslage
Die bestehende IT-Systemlandschaft der Organisation ist in den vergangenen Jahren kontinuierlich gewachsen. Sämtliche Services und Applikationen werden gegenwärtig auf eigener, lokal betriebener Infrastruktur (On-Premises) bereitgestellt. Infolge stetig steigender Kundenzahlen und wachsender Anforderungen an die Dienstverfügbarkeit haben die bestehende Server- und Netzwerkinfrastruktur ihre Kapazitätsgrenzen erreicht und sind nicht mehr in der Lage, den gesamten Betrieb in der erforderlichen Qualität zu gewährleisten.
Um die dauerhafte und zuverlässige Erbringung aller Dienstleistungen sicherzustellen, müssen die Grundschutzanforderungen hinsichtlich Verfügbarkeit, Integrität, Vertraulichkeit und Nachvollziehbarkeit für alle Kundinnen und Kunden erfüllt werden. Die Geschäftsleitung hat daher entschieden, die bestehende Systemlandschaft sowie die Netzwerkinfrastruktur zu erneuern und zu modernisieren. Diese Massnahme ist notwendig, um die langfristige Marktfähigkeit der Organisation zu sichern.
2.1
Ziele der Phase Initialisierung
| Kategorie |
Beschreibung |
Messgroesse |
Prioritaet |
| Vorgehensziel |
Die Ausgangslage, der Handlungsbedarf und die strategischen Anforderungen an die Infrastrukturerneuerung sind analysiert und in einer Studie dokumentiert. |
Studie liegt vor und wurde vom Auftraggeber genehmigt. |
Muss |
| Vorgehensziel |
Die relevanten Stakeholder sind identifiziert, ihre Interessen und Erwartungen bezüglich der Infrastrukturerneuerung sind erfasst und in einer Stakeholderliste festgehalten. |
Stakeholderliste ist vollständig erstellt und vom Projektleiter freigegeben. |
Muss |
| Vorgehensziel |
Der Schutzbedarf der bestehenden und zukünftigen Infrastruktur hinsichtlich Verfügbarkeit, Integrität, Vertraulichkeit und Nachvollziehbarkeit ist analysiert und dokumentiert. |
Schutzbedarfsanalyse liegt vor und deckt alle relevanten Services und Applikationen ab. |
Muss |
| Vorgehensziel |
Die Beschaffungsoptionen für die Erneuerung der Server- und Netzwerkinfrastruktur sind geprüft und das weitere Vorgehen bei der Beschaffung ist festgelegt. |
Beschaffungsanalyse ist abgeschlossen und dokumentiert. |
Hoch |
| Systemziel |
Die Kapazitätsgrenzen der bestehenden On-Premises-Infrastruktur sind bekannt und der Bedarf für eine skalierbare, zukunftsfähige Infrastrukturlösung ist nachgewiesen. |
Kapazitätsengpässe und Anforderungen sind in der Studie quantifiziert und belegt. |
Hoch |
| Vorgehensziel |
Die Grundlagen für die Weiterführung des Projekts sind geschaffen: Der Projektmanagementplan ist erstellt und der Durchführungsauftrag ist zur Genehmigung durch den Projektausschuss bereit. |
Projektmanagementplan und Durchführungsauftrag liegen vor; Meilenstein Projektinitialisierungsfreigabe ist erreicht. |
Muss |
2.2
Rahmenbedingungen
| Vorgaben |
Beschreibung |
| Bundesgesetz über die Informationssicherheit beim Bund (ISG) |
Die Erneuerung der IT-Infrastruktur hat die Anforderungen des ISG an Verfügbarkeit, Integrität, Vertraulichkeit und Nachvollziehbarkeit zu erfüllen. Alle eingesetzten Systeme und Netzwerkkomponenten müssen den gesetzlich vorgeschriebenen Schutzbedarfsanforderungen genügen. |
| Beschaffungsrecht (BöB / IVöB) |
Die Beschaffung von Server- und Netzwerkinfrastruktur unterliegt dem öffentlichen Beschaffungsrecht. Abhängig von den ermittelten Schwellenwerten sind die entsprechenden Verfahren (freihändige Vergabe, Einladungsverfahren oder offenes Verfahren) einzuhalten. Die Beschaffungsanalyse in der Phase Initialisierung legt das weitere Vorgehen fest. |
| IT-Strategie und Architekturvorgaben der Organisation |
Die zu erneuernde Infrastruktur muss mit der bestehenden IT-Strategie der Organisation sowie mit internen Architektur- und Sicherheitsstandards konform sein. Abweichungen von den Architekturvorgaben sind zu begründen und durch den Projektausschuss zu genehmigen. |
| Datenschutzgesetz (DSG / nDSG) |
Bei der Planung und Umsetzung der Infrastrukturerneuerung sind die Anforderungen des revidierten Datenschutzgesetzes zu berücksichtigen. Dies betrifft insbesondere die Verarbeitung und Speicherung von Kundendaten sowie allfällige Vorgaben zum Datenspeicherort (Data Residency). |
| HERMES 2022 – Projektführungsmethode |
Das Projekt wird nach der Projektführungsmethode HERMES 2022 abgewickelt. Alle Phasen, Lieferergebnisse, Rollen und Entscheide richten sich nach den verbindlichen Vorgaben von HERMES 2022. Abweichungen vom Standardvorgehen sind im Projektmanagementplan zu dokumentieren und durch den Auftraggeber zu genehmigen. |
| Budgetvorgaben und Finanzierungsrahmen der Geschäftsleitung |
Die Geschäftsleitung hat im Rahmen ihres Entscheids zur Infrastrukturerneuerung einen Finanzierungsrahmen festgelegt. Das Projekt ist innerhalb dieses genehmigten Budgetrahmens zu führen. Wesentliche Kostenabweichungen sind dem Projektausschuss zur Entscheidung vorzulegen. |
3.1
Personalaufwand
| Rolle |
Name |
Aufwand in PT |
| Projektleiter |
|
25 |
| Auftraggeber |
|
5 |
| Projektausschuss |
|
3 |
| IT-Architekt |
|
15 |
| Informationssicherheitsbeauftragter |
|
8 |
| Beschaffungsverantwortlicher |
|
6 |
3.2
Sachmittel
| Bezeichnung |
Beschreibung |
Quantitaet |
| Lizenz für Analyse- und Modellierungswerkzeug |
Temporäre Softwarelizenz für ein Tool zur Analyse und Modellierung der bestehenden Infrastrukturlandschaft (z.B. für Kapazitäts- und Abhängigkeitsanalysen) während der Initialisierungsphase. |
1 |
| Druckkosten und Dokumentenmaterial |
Papier, Druckkosten und Büromaterial für die Erstellung und Verteilung von Projektdokumenten (Studie, Stakeholderliste, Schutzbedarfsanalyse, Beschaffungsanalyse, Projektmanagementplan, Durchführungsauftrag). |
1 Pauschale |
| Infrastruktur-Bestandsaufnahme-Tool |
Werkzeug oder Skript zur automatisierten Inventarisierung der bestehenden On-Premises-Server- und Netzwerkinfrastruktur zur Unterstützung der Kapazitäts- und Schutzbedarfsanalyse. |
1 |
| Besprechungsräume und Sitzungsinfrastruktur |
Bereitstellung geeigneter Räumlichkeiten inkl. Präsentationstechnik (Beamer, Whiteboard) für Stakeholder-Workshops, Projektausschuss-Sitzungen und interne Projektmeetings während der Initialisierungsphase. |
1 Pauschale |
| Reise- und Transportkosten |
Kosten für projektbezogene Dienstreisen des Projektleiters und weiterer Projektmitarbeitender im Rahmen von Standortbesichtigungen, Herstellergesprächen oder Behördenkontakten während der Initialisierungsphase. |
1 Pauschale |
3.3
Kosten (in CHF inkl. MwSt.)
| Phase |
Betrag |
| Initialisierung |
200'000 |
| Gesamtprojekt |
5'300'000 |
4.1
Ergebnisse und Termine
| Lieferergebnisse (abnahmerelevant) |
Liefertermin |
Abnahme durch (Rolle) |
Pruefmethode |
| Stakeholder-Liste |
08.07.2026 |
Projektleiter |
|
| Studie |
29.07.2026 |
Projektleiter |
|
| Rechtsgrundlagenanalyse |
29.07.2026 |
Projektleiter |
|
| Schutzbedarfsanalyse |
05.08.2026 |
ISDS-Verantwortlicher |
|
| Meilenstein Weiteres Vorgehen (Checkliste Weiteres Vorgehen; Liste Projektentscheide Führung) |
12.08.2026 |
Projektleiter |
|
| Projektmanagementplan |
19.08.2026 |
Projektleiter |
|
| Durchführungsauftrag |
26.08.2026 |
Projektleiter |
|
| Meilenstein Durchführungsfreigabe (Checkliste Durchführungsfreigabe; Liste Projektentscheide Steuerung) |
02.09.2026 |
Auftraggeber |
|
5
Projektorganisation und Personal
| Rolle / Person |
Monat 1 |
Monat 2 |
Monat 3 |
Monat 4 |
Monat 5 |
Monat 6 |
Bestaetigung Vorgesetzter |
6
Kommunikation
| Empfaenger |
Verantwortlich |
Ziel / Inhalt |
Mittel / Medium |
Termin |
| Projektausschuss |
Projektleiter |
Information über den Projektstand in der Initialisierungsphase: Zwischenstand zu Studie, Stakeholderliste, Schutzbedarfsanalyse und Beschaffungsanalyse; Vorbereitung Entscheid zur Projektinitialisierungsfreigabe |
Statusbericht (schriftlich) und Präsentation im Projektausschuss |
Ende Initialisierungsphase |
| Auftraggeber |
Projektleiter |
Regelmässige Kurzinformation zum Projektfortschritt, zu wesentlichen Risiken und anstehenden Entscheiden; Sicherstellung der Entscheidungsbereitschaft für die Durchführungsfreigabe |
Jour fixe (mündlich) und schriftliche Kurznotiz |
Monatlich bzw. bei wesentlichen Ereignissen |
| Identifizierte Stakeholder (intern und extern) |
Projektleiter |
Erstkommunikation zum Projekt: Ausgangslage, Projektziele, geplantes Vorgehen bei der Infrastrukturerneuerung sowie Erwartungen und Interessen der Stakeholder erheben |
Informationsschreiben und Einzelgespräche bzw. Workshop |
Zu Beginn der Initialisierungsphase |
| Betroffene Organisationseinheiten (Betrieb, IT) |
Projektleiter |
Information über die geplante Erneuerung der Server- und Netzwerkinfrastruktur, Auswirkungen auf den laufenden Betrieb sowie Mitwirkungsanforderungen im Projekt |
Informationsveranstaltung oder schriftliche Mitteilung |
Nach Projektinitialisierungsfreigabe |
| Projektausschuss |
Projektleiter |
Vorlage des Durchführungsauftrags sowie der Ergebnisse aus Studie, Schutzbedarfsanalyse und Beschaffungsanalyse zur Genehmigung; Herbeiführung der Durchführungsfreigabe |
Formelle Sitzung des Projektausschusses mit Entscheidprotokoll |
Abschluss Initialisierungsphase |
| Geschäftsleitung |
Auftraggeber |
Rapportierung über den Abschluss der Initialisierungsphase, Ergebnisse der Studie und nächste Schritte im Rahmen der Infrastrukturerneuerung |
Schriftlicher Bericht oder Präsentation |
Nach Durchführungsfreigabe durch den Projektausschuss |
7
Risiken
| Risikobeschreibung |
Eintrittswahrscheinlichkeit |
Auswirkungsgrad |
Risikozahl |
Massnahmen |
Verantwortung |
Termin |
| Schnittstellenübersicht unvollständig – nicht alle relevanten Stellen werden erfasst |
Mittel |
Hoch |
|
|
|
|
| Betriebsunterbrechung oder eingeschränkte Verfügbarkeit der Systeme während der Migration |
Mittel |
Hoch |
|
Migration in Wartungsfenstern (z.B. Wochenende/Nacht) durchführen, detaillierten Rollback-Plan erstellen und testen, Parallelbetrieb beider Systeme während der Übergangsphase sicherstellen sowie alle betroffenen Stakeholder frühzeitig über geplante Ausfallzeiten informieren. |
|
|
| Sicherheits- und Integritätsanforderungen werden unterschätzt (Schutzbedarf, kritische Infrastruktur) |
Mittel |
Hoch |
|
Frühzeitige Durchführung einer Schutzbedarfsanalyse (gemäss HERMES-Sicherheitskonzept) unter Einbezug von Informationssicherheits- und KRITIS-Experten; verbindliche Klassifizierung aller Systeme und Daten nach Schutzbedarf (Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit) bereits in der Initialisierungsphase; Sicherheitsanforderungen als festen Bestandteil des Pflichtenhefts und der Abnahmekriterien verankern sowie regelmässige Reviews durch den Informationssicherheitsbeauftragten (CISO) im Projektverlauf sicherstellen. |
|
|
| Fehlende Georedundanz oder unzureichende Ausfallsicherheit des Backup-Standorts |
Mittel |
Hoch |
|
Einrichtung eines zertifizierten georedundanten Backup-Standorts (mindestens 30 km Distanz zum Primärstandort) mit definierten RTO/RPO-Werten; regelmässige Failover-Tests (mindestens halbjährlich) mit dokumentierten Testergebnissen und Massnahmenplan bei Abweichungen; Abschluss eines verbindlichen SLA mit dem Betreiber des Backup-Standorts bezüglich Verfügbarkeit, Kapazität und Wiederanlaufzeiten; Implementierung einer automatisierten Replikation kritischer Daten und Systeme mit Monitoring und Alarmierung bei Replikationsfehlern. |
|
|
| Verzögerung durch Lieferanten oder Abhängigkeit von externem Hersteller / Anbieter |
Mittel |
Hoch |
|
Frühzeitige vertragliche Absicherung mit verbindlichen Lieferterminen und Pönalregelungen; Identifikation und Qualifizierung von Alternativlieferanten als Fallback-Option; regelmässiges Lieferanten-Monitoring mit definierten Eskalationsstufen im Projektplan; kritische Lieferabhängigkeiten im Projektstrukturplan explizit ausweisen und Pufferzeiten einplanen. |
|
|
| Erhebliche Mehrkosten durch unerwartete technische Anforderungen oder Normalisierungsaufwände |
Mittel |
Hoch |
|
Zu Projektbeginn eine detaillierte technische Anforderungsanalyse und Ist-Zustand-Erfassung (inkl. Datennormalisierung) durchführen; einen dedizierten Risikopuffer von mind. 15–20% des Projektbudgets reservieren; regelmässige technische Reviews in den HERMES-Phasen Initialisierung und Konzept einplanen, um Normalisierungsaufwände frühzeitig zu identifizieren und den Kostenrahmen bei Bedarf kontrolliert anzupassen. |
|
|
